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内容証明郵便とは、「誰が、誰宛てに、いつ、どんな内容の手紙を出したのか」ということを郵便局が公的に証明してくれるものです。
訪問販売・電話勧誘・マルチ商法などのクーリングオフ制度では、相手の業者からクーリングオフに関する書面を受けとってから一定期間内に通知を発送しなければなりません。
逆に言えばその期間内に売買契約を解除する意思表示をした証明が必要となる訳です。
そんな時の後日の証拠として、この内容証明郵便を利用するのが最も効果的な方法であると思います。内容証明を使って、きちんとした契約解除の書面を出せば、あなたが「○年○月○日に」、「どんな内容の文書を」、「誰に対して」発送したかを郵便局で証明してくれるのです。
内容証明郵便は一般的にはA４、Ｂ４版が多く、使用する用紙は、基本的には手紙ですので、便箋やメモ用紙でもかまいませんし、縦書き横書きどちらでもOKで、手書きでもワープロ文字でもかまいません。
参考ですが、日本法令というところの内容証明書の用紙が文房具店等で販売されています。
ただし郵便法によって規制があります。
字数制限
縦書きの場合・・・・１行２０字以内、１枚２６行以内
横書きの場合・・・・１行２６字以内、１枚２０行以内
１行２０字以内、１枚２６行以内
１行１３字以内、１枚４０行以内
句読点、括弧などは１字として扱う
制限文字
使用できる文字は、かな、漢字、数字です。
外国語は使用できません。
ただし外国語は、氏名、会社名、地名、商品名等の固有名詞には使用可能です。
その他一般的な記号は使用できます。
部数
同じもの３部必要です。コピーでもいいし、プリントアウト、カーボン紙複写、なんでもOKです。
訂正・修正
訂正したり、削除したい文字は判読できるように線を引き、該当箇所の上欄に「３字訂正」「１字加入」のように書いて、印を押します。
印鑑
一般的には、差出人氏名の下（横書きなら右）に、捺印しますが、訂正や２枚以上にならなければ印鑑は特に必要ありません。
訂正のある場合や割り印が必要な場合は、訂正した際の印と同じモノを押します。認印でOK。
封筒
本文で書いた住所氏名と同じでなければなりません。
封は、しないで、郵便局に持っていきます
地方郵便局長が指定した郵便局のみの取扱となっています。
大きな郵便局なら、たいてい扱っていますが、自分が出そうと思っている近所の郵便局が取り扱っているかは事前に電話でもして、確認してから行きましょう。
２００１年２月から、インターネットを使って、差し出す内容証明郵便サービスが始まりました。
これは、インターネットを通じて郵便局に内容証明郵便を差し出す方法です。差出人が郵便局に行く必要はありません。
インターネットを通じて差し出すため、２４時間３６５日受付可能です。
配達は通常の内容証明郵便と同じく郵便局員が直接受取人に配達します。相手がインターネット回線に接続している環境にある必要はありません。
本文の作成はワードなどのワープロソフトを使用します。通常の内容証明郵便と違い１行20字×１枚26行以内の字数制限がありません。
詳しくは、こちらのHPで！→http://www3.hybridmail.jp/
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