内容証明郵便の書き方出し方、クーリングオフ,返金,契約解除解約、時効援用、無料相談実施中

内容証明郵便の解説

下線1

内容証明郵便とは、日本郵便株式会社(郵便局)取り扱う郵便物です。一般の郵便物と特に違うところは、 郵便物の文書の内容を証明する特別な郵便物です。

証明する文書は日本郵便株式会社が謄本によって証明する制度となっています。 同時に引き受けから配達までの送達過程が記録される書留として扱われます。
内容証明用紙

法的拘束力は特別送達ほどの効果はないが、内容証明は、「いつ(差出した日付)、誰が(差出人)、誰に(宛先)、 どのような文書の内容の手紙を出したのか」ということを国の委託を受けた日本郵便が証明することで、国が公に証明したこととなります。 なお、「配達証明」を付けることによって配達された日付も証明されます。
一般的に内容証明を用いるような場合は、 法的紛争のための証拠とすることを想定していることが多いので、配達証明と併用することがとても重要です。
配達証明

特に、差し出した日付けは『確定日付』といわれています。 法律上、確定日付があることが要件となっているものもありますので、 大変重要な役割を持っています。

ただし、証明されるものは文書の内容と存在であり、 文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。

時効の援用通知に、内容証明は必須条件ではありませんが、後日のために内容証明で通知することが望ましいのです。

訪問販売・電話勧誘・マルチ商法などのクーリングオフ制度では、 相手の業者からクーリングオフに関する書面を受けとってから一定期間内に通知を発送しなければなりません。 逆に言えばその期間内に売買契約を解除する意思表示をした証明が必要となる訳です。

そんな時の後日の証拠として、この内容証明郵便を利用するのが最も効果的な方法であると思います。内容証明を使って、 きちんとした契約解除の書面を出せば、あなたが「○年○月○日に」、「どんな内容の文書を」、「誰に対して」発送したかを郵便局で証明してくれるのです。 

なお、郵政民営化にともない、これまで郵便職員だった者は、すべて公務員から民間会の社員となったため、 日本郵便株式会社の社員の中から総務大臣が任命した「郵便認証司」が内容証明の認証することなりました。 内容証明郵便には「この郵便物は何年何月何日第何号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します。」 の文言が入り、郵便認証司の日付印が押されているので、厳格なイメージがあり、これを受け取った被通知人には、 それなりの「心理的圧迫効果」があるといわれています。
確定日付 内容証明分限の図

初めて内容証明を受け取る人なら、いつもと違う印象の郵便物が届き、「この書面到達後10日以内に支払なき場合は法的措置・・」 などと記載されていると、次は一体何をされるのだろうと考えてしまうのです。
また、上記のイメージにあるような赤い罫線の入った用紙で送られてくると特に異様な感じがしますので、より効果的な場合もあります。

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使用できる用紙

内容証明郵便は一般的にはA4、B4版が多く、使用する用紙は、基本的には手紙ですので、 どんな用紙を使用してもかまいません。便箋や原稿用紙でもメモ用紙でもかまいませんし、ノートを破いて書いてもよい。 大きさも自由です。
縦書き横書きどちらでもOKで、手書きでもワープロ文字でもかまいません。

ただし、内容証明郵便では、通常の手紙と違って同文の手紙を3通(それ以上の場合もある)書かなければならないので、手書きであれば重ねてカーボン紙を利用して複写出来る程度の比較的薄い用紙の方が向いています。市販のモノには便利なノンカーボン複写用紙になっているモノもあります。

また、一枚の用紙に書ける文字の数が決まっているので、原稿用紙のようにマス目のある方が数え易いので便利です。
参考ですが、「日本法令」というところの内容証明書の用紙が文房具店等で販売されています。

なお、郵便法によって下記のとおり規制があります。

こちらで、 フリーの罫線付の内容証明郵便用紙がダウンロードできます。 手書きをする場合には、とても便利です。

字数制限

1枚の用紙に記載できる文字数の制限

縦書きの場合・・・・1行20字以内、1枚26行以内

 

横書きの場合・・・・1行26字以内、1枚20行以内
            1行20字以内、1枚26行以内
            1行13字以内、1枚40行以内

  

句読点 、。は各1字とします。
「」、()などの括弧は、またがっている場合も1字として扱う。

   たとえば、「請求済み」なら5字、
         (男性)なら3字。

  

文字や数字を円、三角形、四角形などの枠で囲んだものは、各文字と枠(1字)の合計となる。

  Bは2字、Iは3字、重要の文字 は3字

括弧付きの数字で、序列を表す記号と判断される場合は全体で1字です。

  (1)契約日 (2)金額 (3)利息 なら10字

  @ 契約日 A 金額 B 利息 でも10字

記号や単位
   % は1字、u は2字、s は2字

スペースは文字、行ともにカウントしません。

用紙が2枚以上にわたる場合には、ホチキスで片とじして、折り目に両ページにまたがって捺印します。

綴じ方と契印・割り印

制限文字

内容証明郵便で使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字です。
数字は123・・の算用数字でも、一二三や壱弐参の漢数字でも使うことが出来ます。
外国語は使用できません。
ただし英字は、氏名、会社名、地名、 商品名等の固有名詞には使用可能です。
その他一般的な記号は使用できます。

部数

送付宛先数+2部となります。
郵便局控え1部、差出人控え1部となります。
相手が1人なら同じもの3部必要です。
コピーの場合は1部は書いて、あと2部はコピーでいいのです。
もちろん、プリントアウト、カーボン紙複写、なんでもOKです。

訂正・修正

訂正したり、削除したい文字は判読できるように二重線を引き、該当箇所の欄外に「3字訂正」「1字加入」のように書いて印を押します。 印は差出人の印と同じものを使う必要があります。

@文字の削除
文字を削除するだけの場合は、削除する文字の上に
二重線を引きます。
欄外には「○行目○字削除」と書き、 印を押します。

削除方法と訂正印の押し方
※解り易いように赤字で記載していますが、実際には黒字で記載すること。

A文字の加入
文字を加入する場合は、縦書き< 横書き∨を使って文字を加入する。欄外には「○行目○字加入」と書き、 印を押します。

加入方法と訂正

B文字の訂正
文字を書き間違って、訂正したい場合は、書き間違えた文字を二重線を引いて削除したうえで、横書きの場合は直ぐ上に、 縦書きなら直ぐ横に訂正した文字を記載します。欄外には「○行目○字訂正」と書き、印を押します。
訂正した場合にも、 1行に書ける文字数は変わりませんので注意して下さい。

訂正方法

印鑑

通常、差出人氏名の下(横書きなら右)に、捺印しますが、訂正や2枚以上にならなければ印鑑は特に必要ありません。

しかし、日本では、重要な文書には捺印をします。やはり、日本の文化として重要な書面には間違いなく本人の意思で作成されたものとして捺印した方が信用度や重要度が高く相手に伝わると考えます。出来れば印鑑は使用しましょう。

訂正のある場合や割り印が必要な場合は必ず捺印が必要。
訂正した際の印と同じモノを押します。 認印でOK。

例外として、外国人の場合に、訂正印や割り印のかわりにサインでもよいことになっています。

封筒

本文で書いた住所氏名と同じでなければなりません。
封は、しないで、郵便局に持っていきます

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日本郵便が配達を行う事業所のある郵便局および日本郵便が指定する一部の郵便局の窓口のみの取扱となっています。

大きな郵便局なら、たいてい扱っていますが、自分が出そうと思っている近所の郵便局が取り扱っているかは事前に電話でもして、 確認してから行きましょう。

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2001年2月から、インターネットを使って、差し出す内容証明郵便サービスが始まりました。

これは、インターネットを通じて郵便局に内容証明郵便を差し出す方法です。差出人が郵便局に行く必要はありません。

インターネットを通じて差し出すため、24時間365日受付可能です。

配達は通常の内容証明郵便と同じく郵便局員が直接受取人に配達します。 相手がインターネット回線に接続している環境にある必要はありません。

本文の作成はワードなどのワープロソフトを使用します。通常の内容証明郵便と違い1行20字×1枚26行以内の字数制限がありません。

詳しくは、こちらのHPで!→e-内容証明

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内容証明郵便の質問や時効援用手続きなど何でもお気軽にご相談下さい。当会は営利を目的としないNPO法人です。

内容証明Q&A

: 時効を一時的に中断するために内容証明で催告を行いたいと考えています。 もし、不送達になると時効は中断しないのですか?

: 現在の郵便事情はとてもよくなっていますので、誤配・欠配などは起こりにくくなっています。
しかしながら、100%という訳にはいかず、稀にではあるが誤配・欠配は発生しているようです。
また、普通郵便では相手に到達したがどうかもわかりませんので、書留郵便で送ったとしても、その封筒の中の手紙にどんな文面が記載されているのかまでは分かりません。

もし、借金返済の催告を行ったとことを債務者に主張したとしても、債務者がそんな書面は入っていなかったと反論されると、法律的には証明できません。

そこで、内容証明郵便を利用すると、郵便局が手紙の内容を証明してくれるという制度なのです。 また、その郵便がいつ相手に配達されたことまでも証明してくれます。(配達証明付内容証明にした場合)重要な文書は配達証明付内容証明で出すべきです。

では、設問のように内容証明郵便が相手不在などで不送達になると時効中断の催告通知の効果はないのでしょうか?
時効中断の通知をするときは、民法では原則として相手に到達することが要求されています。 ⇒ 裁判外の催告

意思表示は相手に到達したときに効力が生じます。(民法97条)自宅のポストに投函されたり、同居の家族が受け取った場合にも相手に到達したことになります。

しかし、最高裁判所第一小法廷平成10年6月11日の判決により決着がついています。 受取人に受領の意思があれば、内容証明郵便を受領することができ、社会通念上受取人の了知可能な状態に置かれ、遅くとも留置期間が満了した時点で受取人に到達したものと認められるとされました。

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